先日、昔からの友人である中小企業の社長から相談を受けました。
「販売管理システムの更新時期にきていて、更新費用の見積もりをもらったら総額5百万を超えるんやけど、こんなに必要なの？？」
ということでした。
会社の概要としては、
サービス業で年商3億程度、利益は２,３百万
というところですので、5百万の負担はかなり重たいです。
「顧問税理士さんもおるんやし、まずは顧問税理士に相談したら？その方が手っ取り早いよ」というと、
「何か相談しにくいねん・・・」ということでした。
「会計回りの相談ができにくい、顧問税理士ってどうなん？？」
とは言ったものの、相談を受けることになりました。
販売管理システムは多少専門外ではありますが、
要は会社の業務の中で、既存の販売管理システムが担っている業務の棚卸を行えばよいだけです。
販売業務は大きく、見積・受注・出荷・請求・回収の5つから構成されます。
・受注や出荷については在庫システムとの連動が必要な業種もあります
・出荷と回収は会計システムと連動している場合があります。
このそれぞれの業務において、どのような使い方、出力している帳票を確認していけばよいわけです。
多少手間ですが、一度は会社の事務手続きの確認はしておいた方がよいです。
中小企業は特定の人に依存していることが多々あります。
担当者の急な病気や退職等もありますし、人手不足の昨今、業務を明確化しておく重要性は増しています。
相談者の会社は、
業種柄、多種多様な請求内容がなく、在庫システムとの連動が必要ない。
ということは、相談時のヒアリングで確認できました。
もうこれだけで、市販のソフトで対応可能なレベル感でしたが、念のため、業務の棚卸をしてから決めた方がいいよ。
ということで、相談は終了しました。
上記から3週間後に連絡が入り市販のソフトに変えることを決めたとの連絡がありました。
「システム」というと、まず「分からない」という思い込みから入ってしまいます。
（私もそういう部分がありますが・・・）
ですので、高額なシステムを「分からない」という理由で、購入されている中小企業も多いのではないでしょうか？
もちろん必要なケースもありますので、一律に言えるものではありませんが、
やはり、会社の現状を把握して、必要に応じたシステム投資に抑えたいところです。
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